Conservazione a norma
Ruoli e strumenti per una gestione documentale
sicura e conforme
La conservazione a norma è diventata un requisito imprescindibile con la diffusione di documenti nativi digitali come fatture elettroniche, PEC e registri di tracciabilità (es. R.E.N.T.Ri). Questo processo garantisce autenticità e integrità, assicurando che i documenti mantengano il loro valore legale e probatorio nel tempo.
Un cambio di paradigma: prima e dopo il 2022
L’evoluzione normativa introdotta con il D.Lgs. 82/2005, noto come Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), ha segnato una svolta nella conservazione a norma dei documenti digitali.
Fino al 31 dicembre 2021, le Aziende potevano affidare l’intero processo a fornitori specializzati (es. Aruba, Namirial, Poste) senza doversi assumere responsabilità dirette.
A partire dal 1° gennaio 2022, l’entrata in vigore dell’art. 71 del CAD ha imposto un nuovo modello gestionale, richiedendo alle imprese un coinvolgimento più attivo nella gestione dei propri documenti digitali.
Cosa sono tenute a fare oggi le Aziende?
Redazione del Manuale della Conservazione
Ogni Azienda deve redigere e mantenere aggiornato il proprio Manuale della Conservazione, un documento fondamentale che descrive l’organizzazione del sistema di conservazione, i ruoli e le responsabilità, le infrastrutture tecniche e le misure di sicurezza adottate. Il manuale deve dettagliare i processi di versamento, archiviazione, accesso e gestione dei documenti digitali, oltre ai controlli effettuati per garantirne la conformità normativa.
Nomina del Responsabile della Conservazione
L’Azienda è ora obbligata a nominare un Responsabile della Conservazione, una figura interna o esterna con competenze specifiche che supervisiona il rispetto delle procedure di conservazione.
Tra i suoi compiti principali vi sono:
- Redazione e aggiornamento del Manuale della Conservazione;
- Coordinamento con i fornitori di conservazione accreditati;
- Controllo del rispetto delle norme tecniche e giuridiche;
- Monitoraggio della sicurezza e dell’integrità dei documenti digitali.
Verifica della corretta gestione della Conservazione
Anche se l’Azienda può continuare a delegare il processo a un Fornitore esterno, deve comunque vigilare attivamente sulla corretta gestione della conservazione. Ciò implica:
- Verifica periodica della corretta esecuzione dei processi;
- Controllo della conformità agli standard richiesti dalle Linee Guida AgID;
- Audit e monitoraggio della sicurezza dei documenti conservati.
La soluzione NetPrivacy: conservazione a norma per la tua gestione documentale
NetPrivacy ti supporta nell’implementazione di un sistema di conservazione digitale conforme alla normativa vigente (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale) e alle linee guida AgID.
Offriamo un servizio completo che comprende:
Redazione del Manuale della Conservazione
Nomina a Responsabile della Conservazione
Supervisione di tutte le procedure tecniche e operative
Vantaggi della conservazione a norma per la tua Azienda
Implementare un sistema di conservazione a norma non è solo un obbligo legale, ma un’opportunità strategica che può portare numerosi benefici per l’Azienda.
Ecco i principali vantaggi:
- Conformità normativa
- Sicurezza e integrità dei dati
- Continuità operativa
- Migliore gestione del tempo e dei processi
- Sostenibilità ambientale
- Tracciabilità e valore probatorio
- Innovazione e competitività
- Miglioramento della governance aziendale
Proteggi i tuoi documenti digitali, garantisci il loro valore legale e rispetta le normative con un sistema di conservazione certificato
