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Manuale privacy operativo & Registro trattamenti privacy

Manuale Privacy Operativo e Registro Trattamenti Privacy: dimostra la tua accountability

Ogni azienda che tratta dati personali ha l'obbligo legale di redigere e mantenere aggiornato un Registro Trattamenti Privacy e un Manuale Privacy Operativo. Questi documenti non sono semplici formalità burocratiche, ma pilastri fondamentali della compliance al GDPR, strumenti essenziali per garantire trasparenza, sicurezza e governance efficace nella gestione dei dati.

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Che cos’è il Manuale Privacy Operativo?

Il Manuale Operativo Privacy è un documento strategico che definisce in modo chiaro e dettagliato il modello di gestione della protezione dei dati personali all’interno di un’Azienda o Organizzazione.

Non è solo un insieme di procedure formali, ma una guida operativa che consente di implementare concretamente la compliance al GDPR, garantendo trasparenza, sicurezza e accountability.

cosa contiene?

  • Ruoli e responsabilità: definizione delle figure coinvolte nella gestione della privacy (Titolare, Responsabili del Trattamento, DPO) e loro compiti.
  • Procedure di trattamento dei dati: descrizione delle modalità con cui i dati personali vengono raccolti, gestiti e protetti.
  • Misure di sicurezza: indicazione delle misure tecniche e organizzative adottate per prevenire violazioni e garantire la protezione dei dati.
  • Gestione degli incidenti: protocolli da seguire in caso di Data Breach, incluse le modalità di notifica al Garante e agli interessati.
  • Processi di aggiornamento e audit: modalità di revisione e aggiornamento del sistema privacy per garantire la conformità continua.
  • Piani di formazione e sensibilizzazione: programmi per garantire che tutti i dipendenti e collaboratori siano consapevoli delle proprie responsabilità in materia di protezione dei dati.
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Che cos’è il Registro dei Trattamenti?

Il Registro dei Trattamenti è un documento OBBLIGATORIO previsto dall’art. 30 del GDPR, che consente alle aziende e alle organizzazioni di mappare e documentare in modo dettagliato tutti i trattamenti di dati personali svolti. Non si tratta di un semplice adempimento burocratico, ma di uno strumento strategico per garantire trasparenza, accountability e sicurezza nella gestione dei dati.

Devono redigere il Registro dei Trattamenti:

  • Tutte le Aziende e gli Enti Pubblici che trattano dati personali, indipendentemente dalle loro dimensioni.
  • Le Aziende con più di 250 dipendenti (obbligo esplicito del GDPR).
  • Le Aziende con meno di 250 dipendenti che effettuano trattamenti non occasionali, trattano categorie particolari di dati (es. dati sanitari, biometrici, sensibili) o gestiscono dati relativi a condanne penali e reati.
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Cosa contiene il Registro Trattamenti Privacy?

  • Identità del Titolare del trattamento e, se applicabile, del Responsabile della protezione dei dati (DPO).
  • Finalità del trattamento: perché vengono raccolti e utilizzati i dati.
  • Categorie di interessati e di dati personali trattati es. clienti, dipendenti, fornitori, dati anagrafici, dati sensibili, ecc.
  • Base giuridica del trattamento es. consenso, obbligo legale, interesse legittimo.
  • Destinatari dei dati: a chi vengono comunicati i dati (es. fornitori, enti pubblici, partner commerciali).
  • Trasferimenti internazionali: se i dati vengono trasferiti fuori dall’UE e con quali garanzie.
  • Periodo di conservazione: per quanto tempo i dati vengono conservati prima della cancellazione o anonimizzazione.
  • Misure di sicurezza adottate: tecniche e organizzative per proteggere i dati da violazioni o accessi non autorizzati.

NetPrivacy ti supporta nella redazione e aggiornamento del Registro Trattamenti Privacy

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